Pénzügyi válságkezelés – néhány jó tanács

Nagy kihívásokat hozott 2008 a pénzügyi világban. A bankszektorban számtalan ismert név került a süllyesztőbe vagy jutott mellékvágányra, sőt, néhány ország gazdasága már recesszióval küszködik. A krízis egyelőre első sorban a pénzügyi és ingatlanágazatot érinti, ahol is a "piacok irracionális felfutása" ellenőrizhetetlenné vált. A válság továbbgyűrűzése, sajnos, a világgazdaság minden ágazatában éreztetni fogja hatását a következő hónapokban, és egy jó darabig még nemigen fogunk jó híreket kapni...

Egy biztos a recessziós időszakokkal kapcsolatban: egyszer mindegyik véget ér. Az egyes vállalatok túlélésében ugyanolyan fontos szerepet játszik az, hogy kezeljék óvatosabban a kiadásokat, amikor a dolgok rosszul alakulnak, mint az, hogy lássák a fényt az alagút végén és készüljenek fel a növekedési pályára történő visszaállásra.
 
Mindemellett az üzleti döntéshozóknak állandóan "játékban kell maradniuk", ami egyúttal azt is jelenti, hogy gondoskodniuk kell a folyamatok átláthatóságáról. Egy vállalatvezető akkor lesz képes olyan döntéseket hozni, amelyek a valóságnak, illetve ügyfelek és szállítók igényeinek leginkább megfelelnek, ha nem a médiából, a politikusoktól és a közismerten ingatag tőzsdékből áramló információkra hagyatkozik, hanem ha ismeri a saját vállalata belső folyamatait, eseményeit.

Bár szűkös időkben a költségcsökkentés elkerülhetetlen, rendelkezésre állnak olyan eszközök is, amelyek segítenek a szokatlan helyzetekből történő kilábalásban anélkül, hogy teljesen felemésztenénk erőforrásainkat, mire a recesszió véget ér. A folyamatok automatizálása erre az egyik legjobb példa.

A pénzügyi informatikai rendszer felfrissítésére fordított kis befektetéssel folyamatos cashflow-növekedés érhető el, amely még nagyobb hasznot hoz majd a válság végeztével és jobb méretgazdaságosságot is eredményez. Más szóval a válság kezelése első sorban azt jelenti, hogy legyünk a lehető leghatékonyabbak. Ez ugyanúgy vonatkozik az IT-rendszerekre, mint a vagyonkezelésre, a termelésre vagy a szállításra.

Minthogy gazdasági válság idején minden cég ösztönös reakciója a költségek csökkentése, a legfontosabb feladat a készpénzállomány szigorúbb kontrollja. Melyek tehát a forgóeszközök minimalizálásának, illetve a bankoktól való függetlenedés legfontosabb eszközei?

Jobb szerződések. Kössön olyan szerződéseket, amelyek még jobban támogatják a jövőbeni eladásokat: a szerződésekbe foglaljon olyan kedvezményeket, amelyek hosszú távon járnak előnyökkel a partner számára. A kedvező szerződési feltételek egyúttal csökkentik a vitás kérdések felmerülésének esélyét. Csak akkor derül ki, hogy a szóban forgó üzlet profitot - és készpénzt - fog-e termelni, avagy épphogy csak megtérül, ha pénzügyi informatikai rendszere segítségével előzetesen alapos elemzéseket végez.

Hangsúlyosabb kintlévőség-kezelési funkció. Ha eddig még nem tette, a kintlévőségeket kezelő osztály tagjait nevezze ki teljes jogú ügyfélfelelősökké. Ügyfeleikkel kapcsolatban számos információhoz hozzá kell jutniuk, nem csupán a kibocsátott számlákhoz. Egységes kezelési felületet kell biztosítani számukra a különböző részfeladatot ellátó, sokféle megjelenésű és logikájú pénzügyi szoftverek együttes alkalmazására, munkájuk során pedig a lehető legtöbb figyelmeztető üzenetet kell generálniuk az illetékesek felé. Ezek révén adatok bányászata helyett szaktudásukat és kapacitásukat sokkal fontosabb feladatok elvégzésére fordíthatják.

A vitás ügyek felterjesztési folyamatának kidolgozása. A fizetési viták rendezése szinte teljes mértékben felemésztheti a forgótőkét, ám ha ezeket mihamarabb a menedzsment tagjai (vagy akár maga a vállalatvezető) elé terjesztik, gyors döntések születhetnek a lehetséges fizetési konstrukciókkal, az ügyfelekkel folytatott tárgyalásokkal vagy az esetleges jogi lépésekkel kapcsolatosan. A pénzügyi informatikai rendszeren belül a lejárt számlák tulajdonjogáról egyértelmű információknak kell rendelkezésre állniuk, amelyek már önmagukban is automatikus választ adhatnak bizonyos vitás kérdésekre.

Beszerzés. A forgótőke kezelése a beszerzési folyamat szempontjából nem azt jelenti, hogy 90 napra kezdünk el fizetni a szállítóknak, amint meghalljuk a recesszió szót. Persze, érdemes azért kicsit "feltuningolni" a tartozások-modult a pénzügyi rendszeren belül. A számlák kifizetéséhez kapcsolódó költségek - pl. felesleges papírmunkák, nem konszolidált beszerzések vagy nem engedélyezett kiadások - minimalizálása azonnali készpénznövekedést eredményez. Emellett számos szállító gyors elszámolási folyamatot vagy mennyiségi kedvezményeket is biztosíthat, amelyek ugyancsak javítanak az ön eredményein. Kivéve, ha a vállalata rossz adós, vagy ha az egyes üzleti feltételek nem, vagy nem megfelelően jelennek meg az ön pénzügyi rendszerében. Azok a cégek, amelyek nem integrálták eddig a beszerzést a központi pénzügyi rendszerükbe, nagyon fontos üzleti-informatikai lehetőséget hagytak ki.