Nincs iroda papír nélkül – környezetbarát iratmegsemmisítés
Miként sok évtizeddel ezelőtt a hazai Meinl-üzletekben cáfolhatatlan volt a kiírás: „Nincs nap kávé nélkül”, akként az is igaz, hogy nincs iroda papír nélkül, bármennyire jó lenne is. Vannak információk, amelyek ma még nem érhetők el elektronikus formában. Hiába érkeznek az e-számlák és fontos adatok e-mailben, a legtöbb irodában ma még a papír az úr, miután legalább egy példányban kinyomtatják a fontos dokumentumokat.
A következmény: ma még mindig inkább a papír alapú adattárolás működik hazánkban, semmint az elektronikus – derül ki az idén 101 esztendős Fellowes cég számára készített adatvédelmi kutatásból.
A Fellowes a hazai kis és közepes vállalkozások adatvédelemmel kapcsolatos szokásait mérette fel a Szinapszis Piackutató Intézettel, kiderítendő, hogy a digitális vagy a papír alapú adatvédelem az elterjedtebb-e és mit tesznek a biztonságos adatkezelés végett.
Egyértelműen kiderült: a papír az úr a cégek négyötödénél. Már csak azért is, mert a vállalatok 81%-ánál kinyomtatják az elektronikusan kapott számlákat, szerződéseket, önéletrajzokat, ekként a papíron és elektronikus formában is tárolt adatok aránya még az összesnek a harmadát sem éri el; a megkérdezetteknek csupán ötöde tárolja elektronikus formában az értékes iratokat.
A kutatás témájának összeállítói arra is kíváncsiak voltak, hogy milyen mértékben készültek fel a cégek a tavasszal életbe lépett általános adatvédelmi rendelet (GDPR) megtartására, és milyen új eszközöket szereztek be ebből a célból. Ebben a tekintetben nem tapasztaltak érdemi különbséget a papír alapú és a digitális adatvédelem között, a cégek a saját felkészültségüket egy ötös skálán 3,6–3,7-re értékelték, annak ellenére, hogy a tapasztalat szerint papír alapon sokkal több dokumentumot tárolnak.
Az is érdekes, hogy a cégeknek csak az ötöde szerzett be új készüléket és ők is inkább valamilyen informatikai eszközt vagy szoftvert vásároltak az iratmegsemmisítők helyett, holott az adatoknak pusztán a 21%-át tárolják elektronikusan. (Valószínű, hogy az adatvédelmet kevésbé kötik a papír alapú iratokhoz.)
Meghökkentő, hogy a cégek hat százaléka egyáltalán nem hallott az európai egységes adatvédelmi szabályozásról. Így az talán kevésbé meglepő, hogy az utóbbi években megnőtt az olyan megsemmisítési módszerek alkalmazása, például az égetés, a zúzás vagy a vizezés (58%).
E módszerek egyáltalán nem biztonságosak, akár balesetveszélyesek is lehetnek – mondta el tudósítónknak Kreutz László, az adatvédelemmel is foglalkozó Fellowes Hungary Kft. ügyvezetője. Sokan azt hiszik, hogy ha négyfelé tépnek egy-egy dokumentumot, azzal meg is semmisítették, és nem gondolnak arra, hogy éppen ezzel a két mozdulattal hívják föl az adatvadászok figyelmét, mivel egy pillanat alatt rekonstruálható az esetek többségében értékes dokumentum.
Az is kiderült, hogy a vállalatok nyolcadát érte már kár – ügyfél-, vevővesztés, anyagi és versenytársakkal szembeni hátrány, GDPR meg nem tartása miatti szankció – adatvisszaélés miatt. A papír alapú biztonságos adatkezelés, azaz a fölöslegtől megszabadulás évtizedek óta leginkább bevált módja iratok gépi megsemmisítése. Ráadásul az ekként keletkező papírhulladék környezetbarát módon újra hasznosítható.
